مدارکی که بعد از مهاجرت حتما باید حفظ کرد

خیلی از کسانـی کـه بـه کانـادا مهاجرت می کنند، به زودی با این پدیده کانادایی آشنا می شوند: دسته دسته مدارک کاغذی که هر روز بر آنها اضافه می شود! 

از افسران اداره مهاجرت گرفته تا مسئولان و ماموران دولتی همه شروع به دادن مدارک و اوراق گوناگون به شما می کنند. وقتی حساب بانکی باز می کنید، زمانی که تقاضای کردیت کارت می کنید، آنگاه که اوراق اجاره یا خرید خانه امضا می کنید، دسته دسته کاغذ و مدرک جمع می کنید. و هر ماه بر ارتفاع این مدارک افزوده می شود؛ چرا که بیشتر و بیشتر قبض و صورتحساب و رسید دریافت می کنید. 

حال سئوال کلیدی این است: کدام یک از این مدارک و اوراق را نگهداری کنید؟ 

کدامیک از این مدارک برای اثبات و تایید مهاجرت شما و برای مراحل بعدی مهاجرت یا پناهندگی، و سپس شهروندی شما ـ مورد نیاز خوهند بود؟ 

در اینجا به پنج مدرک مهم و مورد نیاز اشاره می کنیم که حتما باید آنها را حفظ کنید:

1ـ مدرک اثبات اقامت دائم و استقرار در کانادا

Confirmation of Permanent Residence or Record of Landing

مدرک اثبات اقامت دائم یا مدرک استقرار Landing شما مدرکی است که وقتی برای اولین بار به عنوان مهاجر وارد کانادا می شوید برای شما صادر می شود. 

(Record of Landing) این مدرک بسیار مهم است زیرا تصدیق وضعیت شما در کانادا به عنوان Landed Immigrant است، و شما هنگام درخواست شماره بیمه اجتماعی Social Insurance Number، کارت بهداشت Health Card، و گواهینامه رانندگی به آن نیاز دارید. 

با وجود این، حتی مدتها بعد از آنکه شهروند کانادا شدید، باز هم ممکن است به مدرک Landing احتیاج پیدا کنید؛ پس لازم است که اصل مدرک Record of Landing را در محلی امن نگهداری کنید.

در صورتی که به هر دلیلی این مدرک را گم کنید، باید برای دریافت تاییدیه 

(Verification of Landing) اقدام کنید. در حال حاضر، به طور متوسط حدود 6 ماه طول می کشد تا چنین تاییدیه ای برای شما صادر شود بنابر این بهتر است از اصل مدرک Record of Landing خود به خوبی مراقبت کنید، و اگر به مدرک تاییدیه نیاز دارید برای آن از قبل به دقت برنامه ریزی کنید.

2ـ کپی اپلی کیشن ها و سوابق ارسال و رهگیری

Copies of Application Forms and Courier Tracking Records 

من مرتـب بـا متقاضیانی روبرو می شوم که می خواهند وضعیت اپلی کیشن شان را در اداره مهاجرت پیگیری کنم. 

چه برای پیگیری اپلی کیشن انواع ویزاها باشد، چه اپلی کیشن تمدید کارت اقامت دائم PR، و یا اپلی کیشن دریافت شهروندی، اولین قدم، بررسی اپلی کیشنی است که تسلیم کرده اید، بنابر این بسیار مهم است که کپی همه فرم ها و اپلی کیشن هایی که به اداره مهاجرت داده اید را داشته باشید. اگر وکیل یا نماینده شما از طرف شما آن اپلی کیشن ها را تسلیم اداره مهاجرت کرده، می توانید از او بخواهید که کپی آنها را برای حفظ در سوابق، به شما بدهد. 

به همین ترتیب، نگهداری مدارک ارسال فرم ها و اپلی کیشن ها به اداره مهاجرت و رسید آنها نیز بسیار مهم است. بعضی مواقع لازم است ثابت کنیم شما مدارکتان را نه فقط ارسال کرده اید، بلکه در فرصت زمانی تعیین شده ارسال کرده اید. و بهترین مدرک برای اثبات این موضوع سوابق و مدارک ارسال و حمل نامه یا بسته شما توسط Courier است. 

با توجه به اینکه ارسال و تحویل مدارک و اپلی کیشن ها به شیوه الکترونیک، ایمیل و از طریق آنلاین هر روز رایج تر می شود، بسیار مهم است که سوابق آنها را نیز 

(e-records and email accounts) حفظ و نگهداری کنید تا اگر نیاز باشد بتوانید نشان دهید که مدارک را از طریق آنلاین یا ایمیل ارسال کرده اید.

3ـ مدارک و سوابق همه سفرهایی که داشته اید برای تمدید کارت اقامت دائم یا درخواست شهروندی 

Record of all Your Trips for PR Card Renewal and Citizenship Applications

هنگامی که برای سفر کانادا را ترک می کنید، کانادا پاسپورت شما را مهر نمی زند. هنگام ورودتان به کانادا نیز گاهی پاسپورتتان مهر نمی خورد. بنابر این اگر سفر یا سفرهایی به خارج از کشور داشته اید و حالا می خواهید برای تمدید کارت اقامت دائم، یا شهروندی، اپلای کنید، این وظیفه شماست که بتوانید جزییات دقیق همه سفرهایی که در پنج سال گذشته داشته اید را نشان داده و به اثبات برسانید. بهترین توصیه این است که جدولی تنظیم کنید و جزییات و سوابق همه سفرهایتان را در آن ذکر کنید، نظیر: تاریخ ترک کانادا، جایی که رفته اید، تاریخ برگشت به کانادا، و توضیحات و نکات خاص آن سفر. 

فراموش نکنید که به حافظه سپردن همه این نکات، کار دشواری است، بخصوص اگر چند سال از سفر گذشته باشد. بنابر این داشتن چنین جدولی شما را از صرف وقت و انرژی و استـرس، بـه هنگـام نیاز، نجات می دهد، بخصوص اگر توجه کنید که بسیاری از کشورها پاسپورت شما را مُهر نمی زنند و ورود و خروجتان را در آن وارد نمی کنند. 

در صورتی که با هواپیما سفر می کنید کپی بلیط های پرواز و کارت ورود به هواپیما نیز می تواند مفید باشد. 

پاسپورت های کهنه تان را نیز حتما نگهداری کنید، زیرا هنگام اپلای کردن برای تمدید کارت اقامت دائم PR ، یا مدرک سفر اقامت دائم Permanent Resident Travel Document یا شهروندی کانادا، اداره مهاجرت به کپی پاسپورت های قدیمی شما نیاز دارد. بعضی دیگر از مدارکی که باید برای اثبات حضور فیزیکی خود در کانادا نگهداری کنید عبارتند از مدارک مدرسه رفتن فرزندان، مدارک و سوابق کار خودتان و کپی توافقنامه های لیز و اجاره یا اسناد مالکیت خانه.

4ـ مدارک مالیاتی 

Tax Filings and Notice of Assessments

چه خودتان مدارک مالیاتی تان را پر می کنید چه حسابدارتان، همیشه نسخه هایی از این مدارک را، نظیر T4 یا T5 ، نگهداری کنید. آژانس مالیات کانادا CRA دستورالعمل ها و مقررات ویژه ای دارد که مشخص می کند تا چند سال باید مدارک مالیاتی تان را حفظ کنید. علاوه بر مدارک پر کردن مالیات، مدارک Notice of Assessment

مربوط به هر سال و مدارک پرداخت مالیات های معوقه به CRA را نیز نگهداری کنید.

5ـ نگهداری اصل مدارک در محل امن، و در دسترس نگه داشتن کپی آنها 

. Keep Originals Safe and Copies Accessible

درست مثل مدارک مهم دیگری نظیر سند ازدواج و گواهی تولد، مدارک اصلی مهاجرت تان نظیر Record of Landing ، یا کارت اقامت دائم PR را هم در جای امنی نگهداری کنید. اگر لازم است هنگام سفر، اصل مدارک را همراه داشته باشید، حتما از آنها کپی بگیرید و در صورت امکان کپی ها را نزد خویشاوندانتان بگذارید تا در صورت گم کردن یا به سرقت رفتن، کپی آنها را داشته باشید. 

نکته دیگر اینکه لازم نیست کپی ها حتما فیزیکی باشنـد، کپی الکترونیک آنها را هم می توانید به صورت آنلاین یا به اشکال دیگر ذخیره و حفظ کنید. 

مشتاق دریافت نظرات شما هستم. لطفا سئوالات مربوط به مهاجرت یا شهروندی را که مایلید در مقالات بعدی به آن بپردازم با من در میان بگذارید: [email protected]

توجه: این اطلاعات، توصیه یا نظریه حقوقی نیستند. شما همیشه باید برای وضعیت خاص خودتان توصیه حقوقی دریافت کنید زیرا شرایط و فکت ها در هر پرونده ای متفاوت و بنابر این اپلای کردن قوانین در هر مورد متفاوت است.

****

خانم زینب ضیایی فارغ التحصیل دانشکده حقوق دانشگاه تورنتو و دارای لایسنس وکالت در انتاریو و نیویورک هستند.

فعالیتهای حقوقی ایشان بیشتر در شاخه های مهاجرت و بیزنس است.

ایشان معمولا روی پیدا کردن راه حل های مطلوب در پرونده های پیچیده مهاجرت با موکلانشان همکاری می کنند و در سطوح گوناگـون دادگاهی موکلانشان را نمایندگی می کنند.

تماس: [email protected]